مقدمه ای بر نرم افزار اکسل

یکی از نیاز های مدیران در دوران کنونی آشنایی با نرم افزار های کامپیوتری مدیریتی و دفتری می باشد یکی از نرم افزار های مهم در این زمینه Excel  است که برای استخدام در سازمان و شرکت های مختلف یکی از شرایط آشنایی به این نرم افزار می باشد . در این مطلب نکاتی را برای آشنایی با این نرم افزار بیان می نماییم .

برای شناسایی فایل های اکسل در سیستم عامل باید توجه داشته باشید که این نرم افزار با پسوند *.xls   در محیط سیستم های عامل شناخته می شود .

به طور کلی به هر فایل نرم افزار اکسل کارپوشه (Workbook) گفته می شود و محیط فعالیت در نرم افزار اکسل کاربرگ (worksheet) .گفته می شود . کاربرگ ها دارای قسمت های مختلفی می باشند که مهمترین بخش های این یک کارپوشه برگ عبارتند از نوار عنوان ، نوار منو ، نوار ابزار  فرمولا بار ، کاربرگ .

در اینجا برخی از وظایف هر یک از بخش های فوق را بیان کرده و سپس وارد برخی جزئیات کار با نرم افزار اکسل می شویم .

نوار عنوان : نواری آبی رنگ است که نشان دهنده نام کارپوشه و علامت نرم افزار می باشد که در بالا وسمت راست  صفحه مانیتور قابل مشاهده می باشد .

نوار منو : نواری است که شامل منو هایی برای نگه داری یا حذف و کپی برخی اطلاعات و نیز برای ویرایش و قالب بندی اطلاعات و دیگر فعالیت ها از آن می توان استفاده نمود .

نوار ابزار : نواری است که کلید های مختلفی بر روی آن قرار گرفته که این کلید ها قابلیت تغییر و حذف و اضافه را دارا می باشند .

فرمولا بار : نوار سفید رنگ و فعال است که معمولا در زیر فرمولا بار قرار می گیرد . از این نوار برای وارد کردن فرمول ها د نرم افزار اکسل استفاده می شود .

کاربرگ : بخش اصلی فعالیت های محیط اکسل می باشد که دارای مستطیل هایی است که مکان نما در هر لحظه با قرار گرفتن بر روی هر یک از آنها قابلیت تایپ ، فرمول نویسی ، عددنویسی و دیگر فعالیت ها را برای کاربر فراهم می آورد .

 

فرمان های عمومی نرم افزار های خانواده Office

Office clip board : حافظه موقتی است از نوع حافظه Ram  که به تعداد 24 بار ذخیره اطلاعات را می تواند در خودش جای دهد . از نظر واحد حافظه کلیپ بورد محدودیتی ندارد و فقط از نظر تعداد محدودیت دارد . اگر ما بیست و پنجمین عمل ذخیره در کلیپ بورد را انجام دهیم اولین ذخیره حذف می شود .

 

کلید های میانبر عمومی نرم افزار های خانواده Office

New : ctrl + n

Cut: ctrl+ x

Copy: ctrl + c

Paste: ctrl + V

Find: ctrl + f

Replace: ctrl + H  

Print: ctrl + P

Open : ctrl + o

Save : ctrl + s

Undo : ctrl + Z

 

 

فرمان های مهم Excel

Auto fill : یکی از فرمان های مهم در محیط اکسل فرمان انوفیل می باشد با استفاده از این فرمان تمامی روند های موجود در سلول های همردیف یا همستئن به سلول هایبعدی منتقل می شود . برای مثال اگر شما در سه سطر متوالی سه عدد 1 و 2 و 3 را تایپ نمایید با استفاده از این فرمان تا جایی که می خواهید می توانید همین نظم یکی یکی را برای سلول های بعدی بدون تایپ اعداد ادامه دهید . برای این منظور مکان نما را  بر روی مربع کوچک کنار هر سلول می بریم تا شکل آن به صورت صلیب تغییر کند . سپس کلید موس را نگه داشته و به سمتی که می خواهیم حرکت می دهیم تا روند منظم تکرار شود .

فرمان های فرمولا بار : همان طور که در بالا بیان شد از فرمولا بار برای درج محاسبات فرمولی استفاده می شود برخی از مهمترین فرمان های فرمولا بار عبارتند از

Sun: از این دستور برای جمع ارقام استفاده می شود

Average: از این فرمان برای به دست آوردن میانگین استفاده می شود

Max: این فرمان بیشترین مقدار مجموعه ای از ارقام را معین می کند و آن را نمایش می دهد.

Min: این فرمان کمترین مقدار یک مجموعه از اعداد را معین و نماش می دهد.

SQRT: این فرمان ریشه دوم عدد را نشان می دهد.

Today: این فرمان تاریخ روز جاری را نشان می دهد.

If: از این فرمان برای قرار دادن شرط استفاده می شود.

ABS: از طریق یک آرگومان قدر مطلق عدد را می دهد .